Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand 2026

Verpflegungspauschalen im Inland 2026

Im Inland gelten 2026 unverändert 14 € und 28 €. Entscheidend ist, wie lange du von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist.

An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise bekommen die kleine Pauschale unabhängig von der Reisedauer. Voraussetzung ist eine Übernachtung außerhalb der Wohnung.

Unter 8 Stunden Abwesenheit gibt es keine Pauschale. Eine freiwillige Erstattung durch den Arbeitgeber bleibt möglich.

Die Sätze gelten seit 2021 unverändert. Auslandssätze legt das BMF jährlich neu fest.

Abwesenheit richtig berechnen

Die Abwesenheit beginnt, wenn du deine Wohnung verlässt. Sie endet mit deiner Rückkehr. Ob du zwischendurch im Büro arbeitest, spielt keine Rolle.

Mehrere kurze Auswärtstermine an einem Tag kannst du zusammenzählen. Erst wenn die Summe mehr als 8 Stunden beträgt, steht dir die Pauschale zu.

Beginnt die Tätigkeit an einem Tag und endet erst am nächsten, ohne dass du übernachtest, werden die Stunden beider Tage addiert. Die Pauschale bekommst du für den Tag, an dem du überwiegend abwesend warst.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Zahlt dein Arbeitgeber das Frühstück oder ein Essen, wird die Pauschale gekürzt. Ob du die Mahlzeit tatsächlich isst, ist egal.

Die Kürzung betrifft die volle Tagespauschale von 28 €. Bei Reisen mit kleiner Pauschale fällt sie entsprechend kleiner aus.

Die Kürzung greift auch, wenn der Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei erstattet. Sie gilt genauso, wenn du sie als Werbungskosten ansetzt.

• Frühstück: 20 % der Tagespauschale, also 5,60 €
• Mittagessen: 40 % der Tagespauschale, also 11,20 €
• Abendessen: 40 % der Tagespauschale, also 11,20 €
• Zahlst du die Mahlzeit selbst, mindert dein Anteil die Kürzung

Dreimonatsfrist bei längerer Tätigkeit

Arbeitest du immer am selben auswärtigen Ort, sind die Pauschalen auf die ersten drei Monate begrenzt. Danach gibt es kein steuerfreies Tagegeld mehr.

Erst wenn du die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrichst, beginnt die Frist neu. Auch Urlaub oder Krankheit von mindestens vier Wochen zählen als Unterbrechung.

Bei wechselnden Einsatzorten gilt die Frist nicht. Das betrifft zum Beispiel Monteure, die von Baustelle zu Baustelle fahren.

Auch auf Fahrzeugen, Schiffen und Flugzeugen greift die Dreimonatsregel nicht, weil dort keine ortsfeste Einrichtung vorliegt.

Auslandspauschalen: eigene Sätze je Land

Für Auslandsreisen gelten Länderpauschalen. Das Bundesfinanzministerium legt sie jedes Jahr in einem Schreiben neu fest. Die aktuelle Tabelle steht im BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten.

Für einzelne Großstädte gelten höhere Sätze als im übrigen Land. Bern oder London stehen deshalb als eigene Zeile in der Übersicht.

Bei einer eintägigen Auslandsreise gilt der Satz des Landes, in dem du zuletzt gearbeitet hast. Bei mehrtägigen Reisen zählt am Anreisetag der Ort, den du vor Mitternacht erreichst, am Abreisetag das letzte Tätigkeitsland.

Die Kürzung von 20 % und 40 % bei gestellten Mahlzeiten gilt auch im Ausland.

Erstattung, Belege und Selbstständige

Dein Arbeitgeber muss die Pauschalen nicht erstatten. Zahlt er nichts oder weniger, setzt du deinen Anteil in der Anlage N als Werbungskosten an.

Doppelt geht nicht. Steuerfreie Erstattungen zieht das Finanzamt von deinen Werbungskosten ab. Absetzbar ist also nur die Differenz zur Pauschale.

Fahrtkosten, Übernachtung und Reisenebenkosten rechnest du mit Belegen ab. Für die Verpflegungspauschale genügt eine Aufzeichnung von Datum, Ort und Zeiten.

Selbstständige machen Reisekosten als Betriebsausgaben geltend. In der Einnahmen-Überschussrechnung tragen sie die Pauschalen getrennt von den übrigen Reisekosten ein.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungspauschalen und Reisekosten
2. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG – Betriebsausgaben und Verpflegungspauschalen
3. BMF-Schreiben vom 25.11.2020: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.