Verpflegungsmehraufwand berechnen

So wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale für die Mehrkosten, die dir auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit beim Essen entstehen.

Gezählt wird nur die Zeit, in der du außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs bist.

Die Sätze gelten in gleicher Höhe für 2025 und 2026.

Stellt dir dein Arbeitgeber eine Mahlzeit, kürzt sich die Pauschale des Tages.

Für ein Frühstück zieht das Finanzamt 20 % von 28 € ab, also 5,60 €.

Für ein Mittag- oder Abendessen sind es je 40 % von 28 €, also 11,20 €.

Ob du die Mahlzeit tatsächlich gegessen hast, spielt keine Rolle.

Rechenbeispiel: drei Tage in Hamburg

Eine Mitarbeiterin fährt am Montagmorgen los und kehrt am Mittwochabend zurück. Das Hotel rechnet das Frühstück mit der Übernachtung ab.

So sieht die Rechnung aus:

Voraussetzungen, Fristen und Ausland

Anspruch hast du nur bei einer Auswärtstätigkeit: Du arbeitest außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte.

Bist du weniger als 8 Stunden unterwegs, gibt es keine Pauschale.

Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag addierst du die Abwesenheitszeiten.

Für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur drei Monate lang. Danach entfällt der Anspruch.

Im Ausland gelten die länderspezifischen Pauschalen des Bundesfinanzministeriums. Sie werden jedes Jahr neu veröffentlicht und unterscheiden sich teils sogar zwischen einzelnen Städten.

• Notiere Datum, Uhrzeit, Ziel und Anlass jeder Reise.
• Halte fest, welche Mahlzeiten gestellt wurden und von wem.
• Eine Hotelrechnung brauchst du für die Pauschale nicht.
• Für Übernachtungen im Inland ohne Beleg kann dir dein Arbeitgeber eine Übernachtungspauschale von 20 € steuerfrei erstatten; als Werbungskosten zählen nur nachgewiesene Kosten.
• Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Dreimonatsfrist neu beginnen.

So setzt du die Pauschalen in der Steuererklärung an

Arbeitnehmer tragen den Verpflegungsmehraufwand als Reisekosten in die Anlage N ein.

Erstattet dir dein Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei, mindert das die abziehbaren Werbungskosten. Nur die Differenz wirkt sich aus.

Selbstständige und Unternehmer setzen den Betrag als Betriebsausgaben an.

Eine kurze Reiseübersicht reicht dem Finanzamt. Einzelne Quittungen für Essen und Trinken brauchst du nicht.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreisen. Dafür gilt die Entfernungspauschale.

Wie du die Anlage N in Mein ELSTER ausfüllst, zeigt die Anleitung zur Anlage N. Mehr zum Zusammenspiel mit Fahrt- und Übernachtungskosten steht im Ratgeber Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand.