Handelsregisternummer: HRA und HRB finden und richtig angeben

Aufbau: HRA, HRB und Registergericht

Jede Handelsregisternummer beginnt mit dem Kürzel HR für Handelsregister. Danach folgt der Buchstabe der Abteilung, also A oder B.

Abteilung A führt Einzelkaufleute und Personengesellschaften wie OHG und KG. In Abteilung B stehen Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG.

Nach dem Buchstaben kommt eine fortlaufende Zahl, die das Gericht bei der Eintragung vergibt. Manchmal steht zusätzlich ein Buchstabe am Ende.

Weil dieselbe Zahl bei verschiedenen Gerichten mehrfach vorkommen kann, gehört das Registergericht immer dazu. Erst die Kombination aus Gericht und Nummer macht die Kennung eindeutig.

Die Beispiele zeigen nur das Muster. Eindeutig wird die Angabe erst mit dem zuständigen Registergericht.

Wer braucht eine Handelsregisternummer?

Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG entstehen erst mit der Eintragung. Ohne Eintragung gibt es keine Handelsregisternummer und keine eigene juristische Person.

Auch OHG, KG und Einzelkaufleute mit kaufmännischem Geschäftsbetrieb müssen sich eintragen lassen. Ob dein Betrieb kaufmännisch geführt wird, hängt vom Einzelfall ab.

Keine Pflicht trifft Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Freiberufler melden sich nur beim Finanzamt an. Kleingewerbetreibende und eine GbR mit gewerblicher Tätigkeit melden sich zusätzlich beim Gewerbeamt an.

Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen. Das bringt Vorteile wie einen eigenen Firmennamen, kostet aber auch Aufwand, etwa die Bilanzierung nach dem Handelsgesetzbuch.

Wer als Kaufmann die Anmeldung zum Handelsregister versäumt, muss mit einem Zwangsgeld rechnen. Das einzelne Zwangsgeld beträgt höchstens 5.000 €.

• Eintragungspflichtig: GmbH, UG, AG, OHG, KG, GmbH & Co. KG, Einzelkaufleute
• Nicht eintragungspflichtig im Handelsregister: Freiberufler, Kleingewerbetreibende, GbR, Vereine (diese haben ein eigenes Vereinsregister)
• Freiwillig möglich: Einzelunternehmen und Kleingewerbe, die als e. K. auftreten wollen

Handelsregisternummer beantragen: So läuft die Eintragung

Die Anmeldung läuft immer über einen Notar. Allein beim Registergericht anmelden kannst du dich nicht.

Der Notar beurkundet die Gründungsunterlagen, beglaubigt sie und reicht sie elektronisch beim Registergericht ein. Das Gericht prüft die Anmeldung und trägt das Unternehmen ein.

Mit der Eintragung vergibt das Gericht die Handelsregisternummer und veröffentlicht sie im Registerportal. Erst danach darfst du die Nummer offiziell verwenden.

Die Registergebühren richten sich nach der Rechtsform. Laut Gebührenverzeichnis kostet die Ersteintragung zum Beispiel für einen Einzelkaufmann 105 €, für eine OHG oder KG mit bis zu drei Gesellschaftern 150 € und für eine GmbH oder UG 225 € (mit Sacheinlage 360 €). Eine AG kostet 450 € (mit Sacheinlage 540 €). Dazu kommt eine Bereitstellungsgebühr von einem Drittel der Eintragungsgebühr. Hinzu kommen die Kosten für den Notar.

Wie lange die Eintragung dauert, hängt vom Registergericht ab. Plane einige Tage bis mehrere Wochen ein. Bei der Gründung füllst du außerdem den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus.

Handelsregisternummer finden und prüfen

Am schnellsten suchst du im gemeinsamen Registerportal der Länder. Dort gibst du den Firmennamen oder direkt die Nummer ein.

Auch das Unternehmensregister bündelt Registerdaten. Es zeigt zusätzlich Rechnungslegungsunterlagen und Veröffentlichungen.

Viele Unternehmen nennen die Nummer auf ihrer Website im Impressum. Dort steht sie zusammen mit dem Registergericht.

Deine eigene Nummer findest du auf dem Handelsregisterauszug und in den Gründungsunterlagen. Wie du an einen Auszug kommst, erklärt der Ratgeber Handelsregisterauszug.

Der Abruf von Registerinformationen ist seit dem 1. August 2022 kostenlos. Achte trotzdem auf kostenpflichtige Angebote Dritter, die amtliche Leistungen nachahmen.

Pflichtangaben: Impressum und Geschäftsbriefe

Die Handelsregisternummer gehört auf alle Geschäftsbriefe. Dazu zählen Rechnungen, Angebote und geschäftliche E-Mails.

Auf der Website muss sie im Impressum stehen, zusammen mit Rechtsform und Registergericht. Die Angaben gelten für eingetragene Unternehmen verpflichtend.

Fehlende Pflichtangaben können abgemahnt werden. Prüfe deine Unterlagen deshalb nach jeder Änderung von Firma, Sitz oder Geschäftsführung.

Rechtliche Grundlage sind unter anderem § 37a HGB für Geschäftsbriefe (bei GmbH und UG § 35a GmbHG) und § 5 DDG für das Impressum. Änderungen von Firma, Sitz oder Geschäftsführung werden über den Notar zum Handelsregister angemeldet. Wechseln die Gesellschafter, ist die Gesellschafterliste neu einzureichen.

Abgrenzung: Steuernummer, USt-IdNr. und Betriebsnummer

Die Handelsregisternummer kommt vom Registergericht. Die Steuernummer vergibt dagegen das Finanzamt.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt das Bundeszentralamt für Steuern. Sie brauchst du für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU.

Die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit benötigst du als Arbeitgeber für die Sozialversicherung.

Auch die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist eine eigene Kennung. Alle Nummern haben getrennte Zwecke und stehen nebeneinander.

Verwechsle sie nicht in Verträgen und Formularen. Eine falsche Nummer kann Rückfragen bei Behörden und Geschäftspartnern auslösen.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 1 HGB – Kaufmann
2. § 8 HGB – Führung des Handelsregisters
3. § 29 HGB – Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
4. § 37a HGB – Angaben auf Geschäftsbriefen
5. § 11 GmbHG – Entstehung der Gesellschaft mit der Eintragung
6. § 5 DDG – Allgemeine Informationspflichten

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.