Handelsregisterauszug: kostenlos abrufen, aktuell oder chronologisch

Handelsregisterauszug kostenlos online abrufen

Die Einsicht in das Handelsregister ist kostenfrei. Am einfachsten nutzt du dafür das gemeinsame Registerportal der Länder oder das Unternehmensregister.

Für die Suche brauchst du nicht zwingend die Registernummer. Es genügt meist der Firmenname. Eine Anmeldung ist nicht nötig.

Den kostenlosen Abdruck kannst du als PDF speichern oder ausdrucken. Ein amtliches Siegel trägt er aber nicht.

• Ruf das Registerportal oder das Unternehmensregister im Browser auf.
• Gib den Firmennamen, den Sitz oder die Registernummer ein.
• Wähle das passende Unternehmen aus der Trefferliste aus.
• Öffne den Abdruck und lade ihn als PDF herunter.

Aktueller oder chronologischer Abdruck?

Das Registerportal bietet den Auszug in mehreren Varianten an. Die wichtigsten sind der aktuelle und der chronologische Abdruck. Dazu kommt ein historischer Abdruck mit den Eintragungen aus der Zeit vor dem elektronischen Register.

Der aktuelle Abdruck enthält nur die derzeit gültigen Eintragungen. Für Bank, Verträge oder eigene Unterlagen reicht er in der Regel aus.

Der chronologische Abdruck zeigt die aktuellen und die bereits gelöschten Eintragungen in zeitlicher Reihenfolge. Er ist bei Unternehmenskauf, Due Diligence und Prüfungen wichtig.

Welcher Abdruck verlangt wird, gibt die empfangende Stelle vor. Frage im Zweifel vorher nach.

Wann du einen beglaubigten Auszug brauchst

Ein beglaubigter Auszug trägt ein amtliches Siegel oder eine qualifizierte elektronische Signatur des Registergerichts. Du bestellst ihn kostenpflichtig beim zuständigen Registergericht.

Ausländische Stellen verlangen meist einen beglaubigten Auszug. Auch einzelne Banken oder Behörden bestehen darauf. Im Inland reicht oft schon der kostenlose Ausdruck aus dem Registerportal.

Wie alt der Auszug höchstens sein darf, legt die empfangende Stelle fest. Ein amtlicher Ausdruck kostet 20 €, ein einfacher Ausdruck 10 €.

Für das Ausland kann zusätzlich eine Apostille nötig sein. Das Registergericht stellt den Auszug auf Deutsch aus. Eine englische Fassung ist eine Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer.

HRA oder HRB: die zwei Abteilungen

Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen. Welche für ein Unternehmen gilt, hängt von der Rechtsform ab.

In Abteilung A stehen Einzelkaufleute, OHG und KG. In Abteilung B stehen Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG.

Deshalb beginnt die Registernummer mit HRA oder HRB. Details erklärt der Ratgeber zur Handelsregisternummer.

Die GmbH & Co. KG steht in Abteilung A, auch wenn ihre Komplementärin eine GmbH ist. Genossenschaften stehen im Genossenschaftsregister, Partnerschaften im Partnerschaftsregister.

Handelsregisterauszug und Steuern

Bei der steuerlichen Erfassung einer neuen GmbH oder UG gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Angaben zum Handelsregister an. Das Finanzamt kann zusätzlich einen Handelsregisterauszug anfordern.

Firma und Sitz im Register müssen zu deinen Angaben beim Finanzamt passen. Nach Umzug, Namensänderung oder Gesellschafterwechsel solltest du die Daten abgleichen.

Die Handelsregisternummer ist keine Steuernummer. Sie kommt vom Registergericht. Deine Steuernummer und die Steuer-ID sind davon unabhängig.

Ein Kleingewerbe braucht in der Regel keine Eintragung. Wer nicht als Kaufmann im Register steht, hat auch keine Registernummer. Für die Gründung hilft der Ratgeber Steuern bei der Existenzgründung.

Wofür du den Auszug brauchst

Banken verlangen den Auszug bei Kontoeröffnung, Kredit oder Zeichnungsberechtigung. Sie müssen die vertretungsberechtigten Personen eindeutig feststellen.

Notare prüfen anhand des Registers die Vertretungsbefugnis, etwa bei Grundstücksgeschäften oder Anteilsübertragungen. Auch bei öffentlichen Ausschreibungen und Förderprogrammen wird er oft verlangt.

Für ein Unternehmen ist der Auszug außerdem der Nachweis über Existenz und Struktur. Prüfst du einen Geschäftspartner, gibt der aktuelle Abdruck einen schnellen Überblick.

Beteiligungen und Anteilsinhaber stehen in der Gesellschafterliste. Wer wirtschaftlich Berechtigter ist, gehört ins Transparenzregister.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 8 HGB – Führung des Handelsregisters
2. § 9 HGB – Einsichtnahme und Abschriften
3. § 12 HGB – Anmeldungen zur Eintragung
4. § 14 HGB – Zwangsgeld
5. § 15 HGB – Publizität des Handelsregisters
6. § 29 HGB – Anmeldung der Firma
7. § 40 GmbHG – Gesellschafterliste
8. Handelsregisterverordnung (HRV)
9. Anlage 1 GNotKG – Kostenverzeichnis (Registerauszüge)
10. § 11 GwG – Identifizierung von Vertragspartnern

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.