Wirtschafts-Identifikationsnummer: Aufbau, Vergabe und Verwendung

Aufbau: DE, neun Ziffern und das Unterscheidungsmerkmal

Die W-IdNr. beginnt mit dem Länderkürzel DE. Danach folgen neun Ziffern, genau wie bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Für jede wirtschaftliche Tätigkeit kommt ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal hinzu. Die erste Tätigkeit erhält in der Regel -00001.

In der Nummer selbst stecken keine persönlichen oder betrieblichen Daten. Du kannst daraus also nicht auf Umsatz, Sitz oder Finanzamt schließen.

Die W-IdNr. bleibt für die gesamte Dauer deiner wirtschaftlichen Tätigkeit gleich. Sie ändert sich auch bei Umzug, Namensänderung oder einer Unterbrechung nicht.

Beispiel: DE123456789-00001. Die Ziffernfolge kann bei dir abweichen.

Wer bekommt eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die W-IdNr. wird an alle wirtschaftlich Tätigen vergeben. Bei natürlichen Personen kommt es darauf an, ob sie wirtschaftlich tätig sind. Der Begriff wird weit ausgelegt. Dazu zählen zum Beispiel Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, Betreiber einer Photovoltaikanlage oder Arbeitgeber im Rahmen eines Minijobs.

Juristische Personen und Personenvereinigungen zählen nach § 139a Abs. 3 AO ebenfalls zu den wirtschaftlich Tätigen. Diese Gruppen kommen in Frage:

• Natürliche Personen mit wirtschaftlicher Tätigkeit, etwa Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende
• Juristische Personen wie GmbH, AG, eingetragene Genossenschaft, eingetragener Verein oder Stiftung
• Personenvereinigungen, zum Beispiel Personengesellschaften wie OHG und KG

Die Nummer wird unabhängig von der Rechtsform vergeben.

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG erhalten eine W-IdNr. Eine USt-IdNr. gibt es für sie nur auf Antrag.

Wer nur privat arbeitet und nicht wirtschaftlich tätig ist, bekommt keine W-IdNr. Für ihn bleibt die persönliche Steuer-Identifikationsnummer maßgeblich.

Vergabe in Stufen: Wer wann dran ist

Das BZSt vergibt die W-IdNr. stufenweise seit November 2024. Eine Beantragung ist weder nötig noch möglich.

In der ersten Stufe waren wirtschaftlich Tätige an der Reihe, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben oder unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Weitere Gruppen folgen ab dem 4. Quartal 2026. Dazu gehören Körperschaften und Personen, die eine gesonderte und einheitliche Feststellungserklärung abgeben.

Bei einer Neugründung bekommst du die Nummer im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens. Ein separater Antrag ist nicht erforderlich.

Wenn du noch keine Mitteilung hast, entstehen dir daraus keine Nachteile. Die Angabe in steuerlichen Vordrucken ist bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe freiwillig.

Weitere Unterscheidungsmerkmale für zusätzliche Tätigkeiten vergibt das BZSt nach und nach.

Wo findest du deine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Hattest du bis zum 30. November 2024 bereits eine USt-IdNr., entspricht diese deiner W-IdNr. Dazu kommt das Unterscheidungsmerkmal -00001. Eine gesonderte Mitteilung bekommst du dann nicht. Die Finanzverwaltung hat das öffentlich bekannt gemacht. Hast du deine USt-IdNr. nicht mehr zur Hand, kannst du beim BZSt eine erneute elektronische Mitteilung veranlassen.

Alle anderen erhalten die Nummer elektronisch über ihr ELSTER-Postfach. Dort kannst du das Mitteilungsschreiben abrufen. Eine E-Mail informiert dich über die Bereitstellung. Du musst den Link in der E-Mail nicht anklicken, schau direkt im Postfach nach.

Am schnellsten klappt es, wenn du im ELSTER-Konto die Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe erteilst. Das gilt für jede Steuernummer einzeln. Ohne Einwilligung bekommst du die Mitteilung ebenfalls, es kann aber mehrere Monate dauern.

Fragen zur Vergabe beantwortet das BZSt. Änderungen deiner Stammdaten, etwa der Adresse, meldest du dagegen deinem Finanzamt.

Ein ELSTER-Konto brauchst du ohnehin für viele Erklärungen. Wie du es anlegst, steht in der Anleitung zur Registrierung bei Mein ELSTER. Was ELSTER sonst leistet, erklärt das Glossar.

Abgrenzung zu Steuernummer, USt-IdNr. und Steuer-ID

Die W-IdNr. ersetzt derzeit keine bestehende Nummer. Steuernummer, USt-IdNr. und persönliche Steuer-Identifikationsnummer bleiben bestehen.

Die Steuernummer gibst du weiterhin in Steuererklärungen an, etwa in der Umsatzsteuererklärung. Die W-IdNr. kommt nach und nach in den Vordrucken dazu.

Die USt-IdNr. gilt weiter für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten. Du musst sie beim BZSt beantragen. Sie wird nicht durch die W-IdNr. ersetzt.

Die Steuer-Identifikationsnummer gehört zu deiner Person, die W-IdNr. zu deiner wirtschaftlichen Tätigkeit. Bei Selbstständigen stehen privater und betrieblicher Bereich damit getrennt nebeneinander.

Was die einzelnen Nummern unterscheidet, zeigt diese Übersicht:

Die W-IdNr. ist im Aufbau mit der USt-IdNr. identisch und wird nur um das Unterscheidungsmerkmal ergänzt.

Wo du die W-IdNr. heute schon brauchst

Im Impressum deiner Website musst du entweder deine USt-IdNr. oder deine W-IdNr. angeben, sofern du eine dieser Nummern besitzt. Beide Nummern zusammen sind nicht nötig.

Hast du keine USt-IdNr., etwa als Kleinunternehmer, gehört die W-IdNr. in dein Impressum, sobald du sie erhalten hast. Sie ist dann eine Pflichtangabe.

In steuerlichen Erklärungsvordrucken ist die Angabe bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe freiwillig. Die Steuererklärung gibst du weiterhin mit der Steuernummer ab.

Auf Rechnungen ist die W-IdNr. derzeit keine Pflichtangabe, sie erfüllt die Anforderungen des § 14 UStG nicht. Dort brauchst du weiterhin deine Steuernummer und bei EU-Geschäften die USt-IdNr.

Ob und wann die Nummer eine konkrete Angabe bei dir ersetzt, hängt vom Einzelfall ab. Prüfe im Zweifel die Hinweise in deinem Vordruck.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 139a AO – Identifikationsnummer
2. § 139c AO – Wirtschafts-Identifikationsnummer
3. Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (WIdV)
4. § 19 UStG – Kleinunternehmer
5. § 2 UBRegG – Unternehmensbasisdatenregister
6. § 5 DDG – Impressumspflicht
7. Bundeszentralamt für Steuern: Wirtschafts-Identifikationsnummer

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.