Beglaubigter Handelsregisterauszug: Apostille und englische Übersetzung

Wann du einen beglaubigten Handelsregisterauszug brauchst

Ein beglaubigter Auszug wird dort verlangt, wo die Gegenseite eine amtliche Bestätigung braucht. Das ist vor allem bei ausländischen Stellen der Fall. Typisch sind außerdem Gerichte und Aufsichtsbehörden.

Banken und Leasinggesellschaften prüfen mit dem Auszug die Vertretungsbefugnis. Öffentliche Auftraggeber wollen die Existenz der Gesellschaft belegt haben. Ob ein einfacher Ausdruck genügt, entscheidet die Stelle selbst. Frage deshalb vorher nach.

Diese Stellen können den Nachweis anfordern:

• Ausländische Behörden, Banken und Geschäftspartner, oft zusammen mit einer Apostille
• Gerichte und Aufsichtsbehörden, wenn sie einen amtlichen Nachweis verlangen
• Banken bei Kontoeröffnung und Kreditanträgen, sofern sie die beglaubigte Form fordern
• Öffentliche Ausschreibungen, wenn die Vergabeunterlagen es vorsehen
• Beurkundungen beim Unternehmensverkauf oder bei Anteilsübertragungen, wenn der Notar es verlangt

Beglaubigten Auszug beantragen: So gehst du vor

Zuständig ist das Registergericht, in dessen Bezirk deine Firma eingetragen ist. Den Antrag stellst du schriftlich oder persönlich vor Ort. Bei persönlicher Vorsprache brauchst du einen Ausweis.

Telefonisch geht es nicht. Meist reicht ein formloser Antrag: Nenne Firma, Handelsregisternummer und Sitz und gib an, ob du den Auszug einfach oder amtlich beglaubigt, aktuell oder chronologisch brauchst.

Je nach Registergericht ist die Bestellung auch elektronisch oder per Fax möglich. Bei schriftlichen Anträgen bekommst du eine Rechnung. Je nach Gericht kommt sie mit dem Auszug oder vorab. Dann wird der Auszug erst nach Zahlung verschickt.

Zusätzlich kannst du eine Gesellschafterliste anfordern. Veröffentlichte Jahresabschlüsse findest du im Unternehmensregister. Für einfache Nachweise genügt oft ein aktueller Auszug.

Aktuell, chronologisch oder historisch

Die Registergerichte unterscheiden mehrere Auszugsarten. Sie unterscheiden sich darin, welche Eintragungen sie zeigen.

Für einen einfachen Nachweis reicht meist der aktuelle Auszug. Willst du die Entwicklung der Firma nachvollziehen, hilft der chronologische Auszug.

Kosten und Bearbeitungszeit

Für die Ausdrucke gelten bundesweit einheitliche Gebühren aus dem Kostenverzeichnis zum Gerichts- und Notarkostengesetz. Für Apostille und Legalisation kommt eine weitere Gebühr hinzu, die je nach Land unterschiedlich sein kann. In Bayern kostet eine Apostille zum Beispiel 25 € je Urkunde.

Porto und Postlaufzeiten kommen hinzu. Verbindliche Fristen sagen die Gerichte in der Regel nicht zu.

Rechne mit zusätzlicher Zeit, wenn Unterlagen per Post gehen. Bei Eilfällen fragst du vorab nach dem möglichen Bearbeitungsbeginn.

Die Ausgaben gehören zum Geschäftsbetrieb. Selbstständige und Unternehmen können sie in der Regel als Betriebsausgaben abziehen.

Apostille, Legalisation und englische Übersetzung

Für Behörden und Banken im Ausland reicht der beglaubigte Auszug oft nicht. Viele Staaten verlangen zusätzlich eine Apostille oder eine Legalisation.

Die Apostille beruht auf dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Sie bestätigt die Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und das Siegel. Rund 130 Staaten gehören dem Übereinkommen an.

Gehört der Zielstaat nicht zum Übereinkommen, ist meist eine Legalisation nötig. Dafür erteilt eine Landesbehörde, meist der Präsident des Landgerichts, zuerst eine Vorbeglaubigung. Manche Staaten verlangen danach eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Legalisation selbst erteilt die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes in Deutschland.

Verlangt die ausländische Stelle eine fremdsprachige Fassung, kommt eine Übersetzung hinzu. Das Registergericht stellt den Auszug auf Deutsch aus. Die englische Fassung übersetzt und bestätigt ein beeidigter Übersetzer. Am häufigsten wird eine englische Version verlangt.

Soll auch die Übersetzung eine Apostille tragen, erteilt sie in der Regel der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk der Übersetzer beeidigt ist.

Manche Empfänger verlangen ein frisches Dokument. Wie alt der Auszug höchstens sein darf, legt die ausländische Stelle fest. Kläre die Anforderungen vorab mit der empfangenden Stelle.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 8 HGB – Handelsregister
2. § 9 HGB – Einsichtnahme in das Handelsregister
3. Handelsregisterverordnung (HRV 2022)
4. § 189 GVG – Vereidigte Dolmetscher und Übersetzer
5. § 4 EStG – Betriebsausgaben
6. Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (Apostille)

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.