Bilanz erstellen: Aufbau und Schritte für Unternehmer

Wer eine Bilanz erstellen muss

Pflicht zur doppelten Buchführung und damit zur Bilanz haben vor allem Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG. Diese Pflicht hängt nicht von Umsatz oder Gewinn ab.

Bei Einzelkaufleuten kommt es auf die Größe an. Sie sind von der Buchführung befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen nicht über 800.000 € Umsatz und nicht über 80.000 € Jahresüberschuss liegen. Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag muss das Finanzamt ab mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn erst zur Buchführung auffordern. OHG und KG bilanzieren dagegen immer.

Freiberufler sind grundsätzlich von der Bilanzierungspflicht befreit. Sie reichen eine Einnahmen-Überschussrechnung ein. Wer freiwillig bilanziert, ist an diese Wahl grundsätzlich drei Wirtschaftsjahre gebunden.

Ob du im Einzelfall bilanzieren musst, hängt von Rechtsform, Umsatz und Tätigkeit ab. Die Grenzen erklärt der Ratgeber zur Bilanzierungspflicht. Kläre Zweifelsfälle mit deinem Finanzamt oder deiner Steuerberatung.

• Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, AG und KGaA
• Personengesellschaften wie OHG und KG, auch GmbH & Co. KG
• Eingetragene Kaufleute und Einzelunternehmen über den Größenwerten
• Land- und Forstwirte über den Größenwerten des § 141 AO

Aufbau der Bilanz nach § 266 HGB

Wie eine Bilanz gegliedert ist, steht in § 266 HGB. Die Vorschrift gilt für Kapitalgesellschaften. Einzelkaufleute orientieren sich an § 247 HGB mit ähnlichem Aufbau.

Die Posten dürfen nicht beliebig zusammengefasst werden. Die vorgegebene Reihenfolge gehört zur Ordnung. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz aufstellen.

Auf der Aktivseite steht zuerst das Anlagevermögen, danach das Umlaufvermögen. Auf der Passivseite beginnt die Gliederung mit dem Eigenkapital. Danach folgen Rückstellungen und Verbindlichkeiten.

Für kleine Kapitalgesellschaften gibt es Erleichterungen. Welche Posten du ausweisen musst, hängt von deiner Rechtsform ab.

So erstellst du die Bilanz Schritt für Schritt

Eine Bilanz entsteht nicht in einem Zug. Sie ist das Ergebnis deiner laufenden Buchhaltung und einiger Abschlussarbeiten. Plane dafür ausreichend Zeit ein.

Arbeite die Schritte der Reihe nach ab. So vermeidest du Doppelarbeit und falsche Zuordnungen. Kontrolliere am Ende, ob beide Seiten gleich hoch sind.

• Alle Geschäftsvorfälle erfassen und Belege sammeln
• Buchungen kontieren und auf Konten verbuchen
• Inventur durchführen und Inventar aufstellen
• Abschlussbuchungen: Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzung
• Konten abschließen und Salden in die Bilanz übernehmen
• Jahresergebnis ermitteln und Eigenkapital fortführen
• Bilanzsumme prüfen und Posten richtig zuordnen

Abschreibungen laufen über die Nutzungsdauer deiner Wirtschaftsgüter. Wie du sie berechnest, erklärt der Beitrag zur Abschreibung.

Rückstellungen bildest du für Verpflichtungen, die am Stichtag wahrscheinlich bestehen, bei denen aber Grund, Höhe oder Zeitpunkt noch ungewiss sind (§ 249 HGB). Rückstellungen und Abgrenzungen gehören zum Stichtag in die Bilanz.

Beispiel: einfache Bilanz eines kleinen Betriebs

Ein Onlinehändler stellt zum 31. Dezember seine Bilanz auf. Die Aktivseite besteht aus Bankguthaben, Warenbestand und offenen Forderungen.

Auf der Passivseite stehen Eigenkapital und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Beide Seiten ergeben dieselbe Bilanzsumme.

Abgabe, Aufbewahrung und typische Fehler

Bilanzierende Betriebe übermitteln ihre Bilanz elektronisch als E-Bilanz an das Finanzamt. Kapitalgesellschaften müssen sie zusätzlich offenlegen.

Jahresabschlüsse und Inventare musst du zehn Jahre aufbewahren, Buchungsbelege acht Jahre. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften stellen den Abschluss in den ersten drei Monaten nach dem Stichtag auf. Kleine dürfen bei ordnungsmäßigem Geschäftsgang bis zu sechs Monate brauchen. Einzelunternehmen und Personengesellschaften stellen ihn innerhalb der Zeit auf, die einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht. Die Offenlegung muss spätestens ein Jahr nach dem Stichtag erfolgen.

Häufige Fehler sind zusammengefasste Posten, eine geänderte Reihenfolge und verrechnete Bilanzposten. Auch eine falsch eingeschätzte Bilanzierungspflicht führt zu Ärger.

Lass deine Bilanz gegenlesen, bevor du sie abgibst. Ein zweiter Blick findet Rechenfehler und unklare Zuordnungen schneller.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 242 HGB – Bilanzierungspflicht
2. § 266 HGB – Gliederung der Bilanz
3. § 264 HGB – Anhang und Lagebericht
4. § 241a HGB – Buchführungspflicht nach Größenwerten
5. § 5 EStG – Maßgeblichkeit der handelsrechtlichen Bilanz
6. § 4 EStG – Gewinnermittlung und Einnahmen-Überschussrechnung

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.