Jahresabschluss: Pflichten, Fristen und Bestandteile

Wer einen Jahresabschluss aufstellen muss

Bilanzieren müssen alle Kaufleute, die nicht nach § 241a HGB befreit sind. Das betrifft Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG sowie Personengesellschaften wie OHG und KG.

Auch Kapitalgesellschaften und Co. wie eine GmbH und Co. KG erstellen einen Jahresabschluss. Das gilt, wenn keine natürliche Person unbeschränkt haftet. Für sie gelten die Regeln für Kapitalgesellschaften (§ 264a HGB).

Einzelkaufleute können befreit sein. Weisen sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als jeweils 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss aus, brauchen sie nicht zu bilanzieren (§ 241a HGB). Dann genügt eine Einnahmenüberschussrechnung. Wie du sie aufstellst, zeigt der Ratgeber Einnahmenüberschussrechnung. Steuerlich gelten mit § 141 AO ähnliche Grenzen, mehr dazu im Ratgeber Bilanzierungspflicht.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag müssen handelsrechtlich nicht bilanzieren. Kleingewerbetreibende ermitteln ihren Gewinn meist über die EÜR, solange sie die Grenzen des § 141 AO nicht überschreiten. Für Freiberufler gilt § 141 AO nicht.

• Kapitalgesellschaften: GmbH, UG und AG
• Personengesellschaften: OHG und KG
• Kapitalgesellschaften und Co.: GmbH und Co. KG, UG und Co. KG
• Einzelkaufleute, die die Umsatz- oder Gewinngrenze überschreiten

Bestandteile: Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht

Kern des Abschlusses sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanz stellt Vermögen und Schulden gegenüber, die GuV zeigt Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres.

Bei Kapitalgesellschaften gehört der Anhang dazu. Er erläutert die Zahlen und nennt Bewertungsmethoden, Rückstellungen und Haftungsverhältnisse. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen ihn unter bestimmten Bedingungen weglassen.

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften brauchen zusätzlich einen Lagebericht. Kapitalmarktorientierte Unternehmen erweitern den Abschluss um eine Kapitalflussrechnung und eine Eigenkapitalveränderungsrechnung.

Wie die Bilanz aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber Bilanz erstellen.

Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften dürfen einzelne Teile verkürzen oder weglassen. Kleine Kapitalgesellschaften brauchen keinen Lagebericht. Kapitalgesellschaften und Co. wie die GmbH und Co. KG folgen den Regeln der Kapitalgesellschaften (§ 264a HGB).

Von der Inventur bis zur Feststellung

Vor dem Abschluss stehen die Abschlussvorarbeiten. Du sammelst Verträge, prüfst offene Forderungen und buchst Abschreibungen.

Danach schließt du alle Konten und überträgst die Salden in die Bilanz. Die Erfolgskonten fließen in die Gewinn- und Verlustrechnung.

Zum Schluss wird der Abschluss festgestellt. Bei der GmbH entscheiden die Gesellschafter, bei der AG billigt der Aufsichtsrat den Abschluss.

Für das Finanzamt leitest du die Steuerbilanz aus der Handelsbilanz ab. Beide Rechenwerke hängen über den Grundsatz der Maßgeblichkeit zusammen.

• Inventur und Bestandsverzeichnis erstellen
• Abschreibungen und Rückstellungen buchen
• Forderungen und Verbindlichkeiten abgrenzen
• Unterlagen wie Verträge und Belege vollständig zusammenstellen

Fristen für Aufstellung und Offenlegung

Der Abschluss muss innerhalb der Zeit aufgestellt werden, die ein ordnungsgemäßer Geschäftsgang erlaubt. Für Kapitalgesellschaften gelten dafür drei Monate, für kleine Gesellschaften sechs Monate.

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften nennt das Gesetz keine feste Frist. Maßgeblich ist, was ein ordnungsmäßiger Geschäftsgang erfordert (§ 243 Abs. 3 HGB).

Für das Finanzamt reichst du die Bilanzdaten mit der Steuererklärung ein. Dafür gelten deren Abgabefristen. Welche Termine gelten, steht im Ratgeber Abgabefristen.

Für die Offenlegung gelten eigene Fristen. Kapitalgesellschaften müssen den Abschluss spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag einreichen. Wer die Frist überschreitet, riskiert ein Ordnungsgeld von grundsätzlich 2.500 € bis 25.000 €.

Offenlegung: Unternehmensregister und E-Bilanz

Kapitalgesellschaften reichen ihren Abschluss elektronisch bei der Publikationsplattform des Bundesanzeiger Verlags ein. Veröffentlicht wird er dann im Unternehmensregister.

Kleine Kapitalgesellschaften müssen nur Bilanz und Anhang offenlegen, die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt außen vor. Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur die Bilanz übermitteln und können sie veröffentlichen oder nur hinterlegen lassen. Eine hinterlegte Bilanz ist nicht frei abrufbar, sondern nur auf Antrag als kostenpflichtige Kopie erhältlich.

Für das Finanzamt übermittelst du die Bilanzdaten elektronisch als E-Bilanz. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber E-Bilanz.

Achte auf Zahlungsaufforderungen rund um Registereinträge. Der Bundesanzeiger Verlag warnt vor unseriösen Anbietern, die Rechnungen für angebliche Eintragungen verschicken.

Was ein Jahresabschluss kostet

Die Kosten richten sich nach Rechtsform, Größe und Aufwand. Einfache Abschlüsse kosten deutlich weniger als prüfungspflichtige Abschlüsse großer Gesellschaften.

Ein Steuerberater rechnet die Aufstellung eines Jahresabschlusses nach § 35 der Steuerberatervergütungsverordnung ab. Die Gebühr bewegt sich in einem Rahmen und richtet sich nach Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung. Eine feste Summe lässt sich deshalb nicht nennen. Dazu kommen je nach Fall Entgelte für die Offenlegung. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen den Abschluss außerdem prüfen lassen, das kostet zusätzlich.

Viel Zeit spart eine saubere laufende Buchhaltung. Wer Belege zeitnah ablegt, hat beim Abschluss weniger Arbeit.

Quellen und Rechtsgrundlagen

1. § 242 HGB: Aufstellungspflicht und Inhalt des Jahresabschlusses
2. § 241a HGB: Befreiung von der Bilanzierungspflicht
3. § 264 HGB: Anhang und Lagebericht bei Kapitalgesellschaften
4. § 267 HGB: Größenklassen der Kapitalgesellschaften
5. § 325 HGB: Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen
6. § 42a GmbHG: Feststellung des Jahresabschlusses
7. § 5 EStG: Maßgeblichkeit der handelsrechtlichen Bilanzierung

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.