E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Sie wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich ohne manuelles Abtippen weiterverarbeiten. In Deutschland sind vor allem zwei Standards üblich: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und eingebettetem XML-Datensatz. Eine Papierrechnung, ein Scan oder eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.

Beim Empfang gilt die Pflicht schon seit dem 1. Januar 2025. Betroffen sind alle inländischen Unternehmen, die eine Leistung für ihr Unternehmen beziehen, auch Kleinunternehmer. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt, um Rechnungen zu erhalten. Wichtig ist die Archivierung: Speichere die Datei im XML-Format, denn ein Ausdruck oder eine umgewandelte PDF genügt den Aufbewahrungspflichten nicht. Zum Lesen hilft ein E-Rechnungs-Viewer, den die Finanzverwaltung in ELSTER bereitstellt.

Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch sonstige Rechnungen senden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Für alle übrigen Unternehmen beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028.

Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die Pflicht. Kleinunternehmer dürfen weiterhin sonstige Rechnungen schreiben, müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen und archivieren können.

In der Praxis hängt dein Vorsteuerabzug an einer korrekten Eingangsrechnung. Fehlt sie oder ist sie fehlerhaft, kann das Geld kosten. Achte deshalb auf sichere Übertragungswege und prüfe Bankdaten bei neuen Lieferanten, weil manipulierte Rechnungen zunehmen. Ob und ab wann du selbst ausstellen musst, hängt von deinem Umsatz und deinen Kunden ab.