Umsatzsteuer für Selbstständige: Grundlagen, Voranmeldung, E-Rechnung

Steuersätze, Vorsteuerabzug, Voranmeldung und Rechnungspflichten: Was Selbstständige und Gründer zur Umsatzsteuer wissen müssen. Mit E-Rechnung.

Geschrieben und fachlich geprüft vonRedaktion steuern.orgGeprüft am 15. Oktober 2026Lesezeit 7 Min. · 9 Quellen

Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und Steuersatz auf einem Schreibtisch

Wie die Umsatzsteuer für Selbstständige funktioniert

Mit deiner Selbstständigkeit wirst du umsatzsteuerlich zum Unternehmer. Auf Lieferungen und sonstige Leistungen im Inland erhebst du deshalb Umsatzsteuer (§ 1 UStG).

Du schlägst den passenden Satz auf deinen Nettopreis auf und weist ihn in der Rechnung aus. Deine Kundinnen und Kunden zahlen den Bruttobetrag.

Das Geld gehört dir nicht. Du sammelst es nur ein und führst es an das Finanzamt ab. Wirtschaftlich trägt die Steuer der Endverbraucher.

Für die Einkommensteuer spielt die Umsatzsteuer keine Rolle. Sie ist ein durchlaufender Posten und mindert deinen Gewinn nicht.

BeispielWebdesign-Auftrag, netto 2.000 €

Umsatzsteuer 19 % aus deiner Rechnung380 €

Vorsteuer aus Software-Rechnung (netto 300 €)− 57 €

Zahllast an das Finanzamt323 €

Beträge gerundet. Die Umsatzsteuer selbst ist weder Gewinn noch Betriebsausgabe.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer?

In Deutschland gelten zwei Sätze: der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 UStG).

Der ermäßigte Satz gilt vor allem für Waren und Leistungen des Grundbedarfs. Dazu zählen Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und Fahrten im Nahverkehr.

Welcher Satz für deine Leistung gilt, ergibt sich aus den Anlagen zum Umsatzsteuergesetz. Bei Mischfällen ist das oft nicht eindeutig, dann hilft fachlicher Rat.

Umsatzsteuersätze im Überblick
Satz	Beispiele
19 %	die meisten Waren und Dienstleistungen
7 %	Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Nahverkehr
0 %	Photovoltaikanlagen auf Wohngebäuden
steuerfrei	z. B. Heilbehandlungen, viele Vermietungen

Speisen in Restaurants und bei Verpflegungsdienstleistungen seit 01.01.2026 dauerhaft 7 %, Getränke weiter 19 % (Steueränderungsgesetz 2025).

Vorsteuer abziehen und Zahllast berechnen

Auch du kaufst für deinen Betrieb ein: Laptop, Werkzeug, Büromaterial oder Software. Die Umsatzsteuer darauf ist deine Vorsteuer.

Diese Vorsteuer ziehst du von der Umsatzsteuer ab, die du eingenommen hast (§ 15 UStG). Die Differenz führst du als Zahllast ab.

Ist die Vorsteuer höher als deine Umsatzsteuer, entsteht ein Überschuss. Diesen Betrag erstattet dir das Finanzamt in der Regel.

Für den Abzug müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.

Du bist Unternehmer und führst steuerpflichtige Umsätze aus.
Deine Tätigkeit ist nicht nach § 4 UStG steuerfrei, etwa als Arzt oder Heilpraktiker.
Die Eingangsrechnung ist an dich adressiert und enthält alle Pflichtangaben.
Du nutzt die Leistung für dein Unternehmen und nicht privat.

Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen und Rhythmus

Deine Umsätze und Vorsteuern meldest du in der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Abgabe läuft über ELSTER (§ 18 UStG).

Frist ist der 10. des Folgemonats. Am selben Tag muss die Zahllast auf dem Konto des Finanzamts eingehen. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist.

Mit einer Dauerfristverlängerung gibst du einen Monat später ab. Bei monatlicher Abgabe ist dafür eine Sondervorauszahlung fällig.

Wie oft du melden musst, hängt von deiner Umsatzsteuer im Vorjahr ab.

Voranmeldungszeitraum
Umsatzsteuer im Vorjahr	Zeitraum
über 9.000 €	monatlich
über 2.000 € bis 9.000 €	vierteljährlich
bis 2.000 €	Befreiung möglich, nur Jahreserklärung

Im Jahr der Gründung richtet sich der Rhythmus nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Jahres, die sich aus deinen Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ergibt; diese Sonderregel ist bis einschließlich 2026 befristet, ohne Verlängerung gilt danach im Gründungsjahr und im Folgejahr der Kalendermonat.

Rechnungen richtig schreiben und empfangen

Deine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Fehlt eine Angabe, riskiert dein Kunde den Vorsteuerabzug.

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen.

Prüfe auch deine Eingangsrechnungen genau. Nur eine korrekte Rechnung berechtigt dich zum Vorsteuerabzug.

Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
Deine Steuernummer oder USt-IdNr. und die des Kunden
Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und Beschreibung der Leistung
Nettoentgelt, Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
Bei Kleinunternehmern ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“

Ausstellungspflicht für E-Rechnungen: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Rechnungen bis 250 € sind als Kleinbetragsrechnung ausgenommen.

Kleinunternehmerregelung und steuerfreie Umsätze

Bleibst du mit deinem Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € und im laufenden Jahr unter 100.000 €, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen (§ 19 UStG).

Dann rechnest du keine Umsatzsteuer ab und darfst auch keine Vorsteuer ziehen. Auf der Rechnung musst du den Hinweis auf die Regelung anbringen.

Für Privatkunden ist das oft günstig, weil deine Preise niedriger wirken. Bei hohen Anschaffungen kann die Regelbesteuerung unterm Strich besser sein.

Daneben gibt es steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, etwa viele Heilbehandlungen und bestimmte Vermietungen. Details findest du in der Kleinunternehmerregelung.

Geschäfte mit dem EU-Ausland

Für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland brauchst du eine USt-IdNr. Sie beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern.

Bei vielen Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Dann schuldet dein Kunde die Steuer, und du rechnest netto ab.

Bei privaten Kunden im Ausland gelten häufig die Steuersätze des Kundenlandes. Bis zu einem Gesamtumsatz von 10.000 € im Jahr kannst du unter Umständen weiter deutsche Steuer abrechnen.

Grenzüberschreitende Meldungen laufen über das Bundeszentralamt für Steuern. Bei Unsicherheit lohnt sich fachliche Beratung.

Häufige Fragen

Wann muss ich als Selbstständiger Umsatzsteuer zahlen?

Grundsätzlich ab deinem ersten steuerbaren Umsatz im Inland. Ausnahmen sind die Kleinunternehmerregelung und steuerfreie Leistungen wie viele Heilbehandlungen. Ob ein solcher Fall auf dich zutrifft, solltest du im Einzelfall klären lassen.

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2026 Umsatzsteuer zahlen?

Nur, wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest. Bleibst du im Vorjahr unter 25.000 € und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 €, rechnest du weiter ohne Umsatzsteuer. Wer darüber liegt, wechselt in die Regelbesteuerung.

Wird die Umsatzsteuer vom Gewinn abgezogen?

Nein. Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten und mindert deinen Gewinn nicht. Betriebsausgaben erfasst du ohne die enthaltene Vorsteuer, weil du sie dir zurückholst. Die Einkommensteuer berechnet das Finanzamt aus deinem Gewinn.

Was ist Reverse Charge?

Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht der Leistende die Umsatzsteuer, sondern der Empfänger der Leistung (§ 13b UStG). Typisch ist das bei vielen Leistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland. Du rechnest ohne Umsatzsteuer und weist auf die Steuerschuldnerschaft deines Kunden hin.

Wie viel Umsatz brauche ich, um 5.000 € netto zu verdienen?

Die Umsatzsteuer ändert daran nichts, weil sie nur durchläuft. Du kalkulierst deinen Nettopreis und schlägst den Steuersatz obendrauf. Was nach Kosten und Einkommensteuer übrig bleibt, zeigt dir eine eigene Kalkulation oder eine Beratung.

Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

In der Regel ja, auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist. In der Jahreserklärung trägst du dann nur deine Umsätze ein. Eine Voranmeldung entfällt meist.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz). BMF-Schreiben mit Datum und Fundstelle ergänzen.

Änderungshistorie

15.10.2026Überarbeitet, Werte und Fristen für 2025 und 2026 aktualisiert

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